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Unternehmensprobleme wirksam lösen

 

Teil 1: Die Analyse Änderung

 

Unternehmensprobleme wirksam lösen beginnt mit der genauen Analyse. Am effizientesten und wirkungsvollsten gelingt die Analyse mit einer richtig durchgeführten Mitarbeiterbefragung. Denn die Mitarbeiter kennen alle Ecken des Unternehmens. Sie wissen aus dem Tagesgeschäft, was sich Kunden wünschen, worüber sich diese beschweren, welchen Druck der Wettbewerb macht, was Lieferanten leisten und wie der Laden läuft.

Unabhängig von ihrer Größe verspielen manche Unternehmen ihre Zukunft. Sie unterschätzen die Bedrohung durch eigene Schwächen sowie die Radikalität und Geschwindigkeit von Veränderungen bereits in normalen Zeiten. Covid-19 führt uns gerade vor Augen, wie schnell es zu einem Stillstand von Teilen der Wirtschaft und des öffentlichen Lebens kommen kann. Wie Lieferketten reißen und ganze Branchen wegen fehlender Nachfrage zusammenbrechen.

Kein Mensch kann vorhersehen, inwieweit sich die Nachfrage erholt. Welche veränderten Ansprüche und Einstellungen es geben wird. Und wann eine Balance von Nachfrage und Kapazitäten wieder einigermaßen hergestellt sein wird.

Eine Schlussfolgerung kann man aber schon jetzt ziehen. Auf Dauer werden nur die Unternehmen überleben,

  • die in einem gesunden Markt mit Nachfrage tätig sind.
  • die etwas anbieten, was anderen Menschen oder Organisationen nützt
  • und deren Ansprüche erfüllt.
  • Die auf hohem Niveau leistungsfähig sind und
  • profitabel arbeiten.

Kein Punkt darf fehlen. Jede Krise erhöht den Druck. Forschung und Entwicklung, Innovation, Globalisierung, Digitalisierung und Wettbewerb bleiben ebenso treibende Kräfte, wie die Wünsche der Menschen nach Sicherheit, Gesundheit, Lebensqualität und Gewinn.

 

Das Eigenbild und Unternehmensprobleme wirksam lösen

 

Die meisten Unternehmen haben von sich ein besseres Eigenbild als die tatsächliche Leistung widerspiegelt. Sie kennen zwar ihre Schwachstellen, aber der Druck zum Handeln ist meist noch nicht hoch genug.

Unternehmen lassen sich hinsichtlich ihrer Vitalität in vier Kategorien einteilen. Die Verteilung ist erfahrungsgemäß etwa wie folgt:

  • Starke Lebenskraft haben 7 % der Unternehmen: sie sind zielorientiert, innovativ, vertriebsstark, attraktiv und handeln konsequent.
  • 60 % dümpeln: sie kennen zwar Verbesserungsmöglichkeiten, aber „es tut noch nicht genug weh“, um zu handeln.
  • 25 % der Unternehmen sind labil. Bei ihnen sinkt stetig die Wettbewerbsfähigkeit und steigt die Insolvenzgefahr, wenn Probleme oder Engpässe nicht schleunigst beseitigt werden. Und
  • 8 % sind in akuter Insolvenzgefahr, wenn sie nicht sofort saniert werden.

Nur wenige Firmen verbessern kontinuierlich ihre Leistung und passen sich an das ständig verändernde Umfeld an. Dabei lautet der Dauerauftrag, die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit in allen Bereichen zu steigern.

So, wie jeder Mensch seinen einmaligen Fingerabdruck hat, verfügt jedes Unternehmen durch sein Personal über einen eigenen individuellen Erfolgscode. Dieser ergibt sich aus den materiellen und immateriellen sowie harten und weichen Erfolgsfaktoren des Unternehmens.

Bei den harten und materiellen Faktoren geht es in der Regel um Zahlen, Daten und Fakten, also die Betriebswirtschaft. 
Während die weichen und immateriellen Faktoren eher der Humanwirtschaft zugeordnet werden.

Damit Sie sich das etwas konkreter vorstellen können, habe ich die nebenstehende Tabelle beispielhaft erstellt. Natürlich gibt es noch sehr viel mehr Werte, die für den Erfolg eines Unternehmens wichtig sind.

Die harten / weichen und materiellen / immateriellen Erfolgsfaktoren

Erfahrungsgemäß haben die weichen Faktoren einen größeren Einfluss auf den nachhaltigen Erfolg als die harten Faktoren.

Mit diesem Thema beschäftigen sich viele Unternehmen jedoch erst dann, wenn ein bedeutendes Problem entstanden ist, seltener wenn große Ziele angestrebt werden. Und wir Mitteleuropäer brauchen zudem schon einen ziemlich großen Druck, bis wir langsam beginnen unser Verhalten zu verändern.

 

Probleme sind die „Wegweiser zum Erfolg“.

 

Schwierigkeiten haben nicht grundsätzlich nur etwas Negatives, sondern vor allen Dingen auch eine positive, wegweisende Kraft. Sie signalisieren, ob der eingeschlagene Weg weiter gegangen werden sollte, oder ob es besser wäre umzukehren und an der nächsten Abzweigung einen anderen Weg einzuschlagen.

Probleme kann es in allen Lebensbereichen und auf allen Ebenen geben. Private Herausforderungen können sich auf die Leistungsfähigkeit im Beruf ebenso auswirken wie umgekehrt Anforderungen des Unternehmens auf den privaten Lebensbereich. Manche Probleme sind dabei wichtiger und dringender zu lösen als andere.

Unternehmensprobleme

Im Unternehmen gibt es nicht nur Probleme. Es können auch höhere Ziele und Wünsche herausfordernd sein. 
Egal wie ein Unternehmen organisiert ist, kann es gleichzeitig in verschiedenen Bereichen Engpässe und Schwierigkeiten geben. 
Jedes Problem hat Wirkungen, Ursachen und Gründe für die Ursachen. Diese bilden mit allen anderen Problemen ein teilweise unsichtbares Netzwerk.

Und bei der Bearbeitung geht es um die Bedeutung des Problems in Bezug auf das angestrebte Ziel und wie wichtig und dringend es gelöst werden muss.

 

Unternehmen haben auch Körper, Geist und Seele.

 

Menschen gründen und führen Unternehmen bzw. arbeiten darin. Unternehmen haben deswegen auch Körper, Geist und Seele. Dies lässt sich auf vier Ebenen leicht verständlich darstellen.

So zeigen sich beispielsweise der Geist des Unternehmens in der Innovationskraft, der Flexibilität und emotionalen Kundennähe,
die Seele im Betriebsklima und der gefühlten Attraktivität und Abhängigkeit.

Den Unternehmenskörper bilden die Gebäude, die Maschinen, die Büroeinrichtung und die von den Mitarbeitenden gestalteten und gelebten Prozesse.

Körper, Geist und Seele des Unternehmens

Dokumentiert sind diese Merkmale und Ergebnisse in der Bilanz, GuV und anderen Kennzahlen. 
Auf dieser Zahlenbasis werden in der Regel die Abweichungen vom Soll oder Ziel als Problem identifiziert.

 

In jedem Problem steckt eine Lernaufgabe. Sie hilft Unternehmensprobleme wirksam lösen.

 

Ein Problem ist aber nur ein Symptom oder die Beschreibung einer Wirkung von Ursachen und deren noch tieferliegenden Gründen. Unternehmensprobleme nachhaltig lösen erfordert Tiefbohren.

Meistens werden Probleme jedoch frontal auf der Ebene wahrgenommener Symptome angegangen. Problemanalysen dagegen als „akademische Zeitverschwendung“ betrachtet.

Selten kommen dabei nachhaltige Lösungen raus. Insbesondere handlungsorientierte Menschen – und das sind die meisten – beginnen sofort über Lösungen nachzudenken. Um Unternehmensprobleme wirksam lösen zu können, ist es besser, zuerst die wahren Ursachen und Gründe für das jeweilige Problem genau herauszufinden.

Denn eine Wirkung kann mehrere Ursachen und eine Ursache mehrere Wirkungen haben.

In jedem Problem steckt daher eine Lernaufgabe. Diese gilt es zunächst zu erkennen.

Nehmen wir beispielsweise als Symptom sinkende Nachfrage an. Dann liegt es sicher nicht am fehlenden Fleiß und der Kompetenz des Vertriebs. Bonusprogramme und Mailingaktionen wären auch nicht die wirkungsvollste Maßnahme, wenn die Ursache mangelnde Attraktivität des Angebots für den Kunden ist. Und die Gründe dafür fehlende Innovationen, Zeit und Geld sind.

Probleme lösen

Wer den Sinn in der Lernaufgabe versteht, Raum für Alternativen schafft und diese umsetzt, hat damit nicht nur den Lösungsweg, sondern wird letztendlich auch vom Problem nachhaltig erlöst.

Es ist jedenfalls klüger die Ursachen zu beseitigen, als die Wirkungen zu bekämpfen.

 

Ohne Analyse der Ursachen und deren Gründe gibt es kein vernünftiges und nachhaltiges Unternehmensprobleme wirksam lösen.

 

Probleme werden überwiegend auf der Ebene der Ergebnisse wahrgenommen. 
Dabei können allerdings gleichzeitig auf allen Ebenen Probleme verschiedenster Art bestehen. 
Und deren Ursachen und Gründe für die Ursachen können mehr oder weniger stark vernetzt sein.
Nicht selten stellt sich dabei heraus, dass es ein übergeordnetes Kernproblem gibt, um das sich andere Probleme konzentrisch ranken.

Unternehmensprobleme - Ursachen und Gründe

Und Fakt ist, dass die Menschen im Unternehmen den Erfolg maßgeblich beeinflussen. Ob ihr Anteil 80 oder etwas mehr oder weniger Prozent sind, brauchen wir nicht lange zu diskutieren. Denn alles, was und wie im Unternehmen geschieht, entscheiden die Mitarbeitenden. Darin einbezogen sind selbstverständlich auch alle Führungskräfte, inklusive der Geschäftsleitung. Wie kann es sonst sein, dass aus einer Krise die einen Unternehmen gestärkt hervorgehen und die anderen in Richtung Insolvenz?

Je genauer die Ursachen und Gründe eines Problems identifiziert werden, desto leichter und sicherer können nachhaltig wirksame Maßnahmen gewählt werden. Häufig verschwinden automatisch dann auch andere Probleme ganz oder teilweise.  

Um Unternehmensprobleme wirksam lösen zu können, braucht es geeignete Instrumente. Es gibt zahlreiche Methoden, von der Bilanz- bis zur SWOT- Analyse. Sie zeigen in der Regel nur das Ergebnis früheren Denkens und Handelns.

Und bei den Mitarbeiterbefragungen geht es meistens nur um die Zufriedenheit der Mitarbeiter, statt auch um das Geschäft als Ganzes.

Wenn es sich jedoch um Fragen der Geschäftsentwicklung dreht, sitzt meistens nur ein kleiner Kreis von Führungskräften zusammen und bespricht die Lage. Alle anderen Mitarbeitenden werden sehr selten einbezogen und deren Wissen, Erfahrung, Können und Ideen bleiben ungenutzt.

 

Dabei ist das „Gold des Unternehmens“ in den Köpfen der Mitarbeiter für Unternehmensprobleme wirksam lösen zu finden.

 

Denn sie sind es, die alle Ecken des Unternehmens kennen. Sie wissen aus dem Tagesgeschäft, was sich Kunden wünschen, worüber sich diese beschweren, welchen Druck der Wettbewerb macht, was Lieferanten leisten und wie der Laden läuft.

Nur wenige Unternehmen nutzen systematisch das Know-how, die Erfahrung, die Ideen und Motivation ihrer Mitarbeitenden. Wenn Mitarbeiter ihre Fähigkeiten nicht im Unternehmen einbringen können, dann entfalten sie sich umso mehr in ihren privaten Projekten.

ohne Mitarbeiterbeteiligung

Und bei nicht erreichten Zielen Mitarbeiter nur zu kritisieren statt sie mitdenken und mitgestalten zu lassen, ist eine Verschwendung ersten Ranges.

Nehmen wir mal an, ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten hat zehn Führungskräfte. Zwei davon sind die Geschäftsführer. Und nur die Führungskräfte wären daran beteiligt, über die Verbesserung des Geschäftsergebnisses sowie über die Strategie und Unternehmensentwicklung nachzudenken und diese mitzugestalten.

Während die anderen 90 Mitarbeitenden des Unternehmens nicht angeregt werden, sich Gedanken über die Arbeit, das Geschäft und die Zukunft zu machen – also in den Entwicklungs- und Entscheidungsfindungsprozess nicht einbezogen sind. Verschwenderischer kann man mit dem Wissen, der Erfahrung, der Leistungsbereitschaft und Loyalität der Mitarbeiter nicht umgehen. Im Gegenteil, es führt zu Demotivation und abnehmender Identifikation mit dem Arbeitgeber.

Immerhin verfügen in unserem Beispiel die 90 nicht aktiv einbezogenen Mitarbeiter in Summe – gegenüber den zehn „Denkern“ – über die neunfache Gehirnkapazität, über das neunfache Potenzial an Ideenreichtum und Kreativität sowie Erfahrung! Das soll ungenutzt bleiben? Ein Naiver kann bekanntlich mehr kluge Fragen stellen als 100 Weise beantworten können.

 

Den Unternehmenserfolg verursachen, Unternehmensprobleme wirksam lösen

 

Der Unternehmenserfolg ist nach meiner festen Überzeugung das Spiegelbild des Bewusstseins, Denken und Handelns aller im Unternehmen. Wird ein Unternehmen zielorientiert und so geführt, dass sich Mitarbeiter darin wohl fühlen, dass sie auch mal einen Fehler machen können, aber dann aus Fehlern gelernt wird, dass aus Dingen, die nicht gut laufen, Konsequenzen gezogen werden, es künftig besser zu machen, dann hat das Unternehmen ein anderes Betriebsklima. Die Unternehmenskultur, das damit verbundene Wertesystem und das Betriebsklima beeinflussen das betriebswirtschaftliche Unternehmensergebnis zu 24‐30 %! 24‐30 % ‐ das haben verschiedene voneinander unabhängige Studien zweifelsfrei ergeben. 

Für mich ist eine richtig durchgeführte Mitarbeiterbefragung die effizienteste und wirkungsvollste Form der Unternehmens- und Problemanalyse.

In vielen Unternehmen gehören Mitarbeiterbefragungen zur Routine. Ein Fragebogen wird verteilt, der die üblichen Punkte zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit abfragt. Die Auswertung ergibt dann, dass die Mitarbeiter mehr oder weniger zufrieden sind. Die Ergebnisse werden kurz vorgestellt. Weiter passiert meistens nichts.

Bei den Mitarbeitern bleibt der schale Nachgeschmack, alles bleibt, wie es schon immer war. Niemanden ist damit geholfen.

Zeitgemäße Unternehmensanalyse mittels Mitarbeiterbefragung

Eine richtig durchgeführte Mitarbeiterbefragung führt jedoch immer dann zu nachhaltig besseren Unternehmensergebnissen, wenn sie als Start für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt wird.

Und so nebenbei entstehen dann bei den Mitarbeitern Zukunftsaussichten und Lust mitzumachen.

 

Wer seinen genauen Standort und das Ziel nicht kennt, kann auch nicht Unternehmensprobleme wirksam lösen.

 

Um seine Ergebnisse gezielt verbessern zu können, und darum geht es ja meistens, muss man wissen, wo man augenblicklich steht und wohin man will. Je nach Unternehmens- oder Arbeitsbereich können verschiedene Standpunkte und Ziele in den Köpfen sein.

Ausrichten des Unternehmens auf ein gemeinsames Ziel und die Vision

Damit das gewünschte Unternehmensziel auch erreicht wird, müssen die verschiedenen Standpunkte und Sichtweisen konsolidiert werden.

Denn auf dem Weg vom Ist zum Ziel können Voraussetzungen fehlen oder Hindernisse bestehen, die beseitigt werden müssen. Diese gilt es eindeutig zu identifizieren, um die richtigen Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt einzuläuten und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Unternehmensprobleme wirksam lösen erfordert von Zeit zu Zeit eine umfassende Analyse des gesamten Unternehmens. 

Fragen auf dem Weg zur Zielerreichung

So wie jedes Auto alle 3 bzw. 2 Jahre zum TÜV muss, sollte sich auch jedes Unternehmen von Zeit zu Zeit durchchecken lassen.

Stellen Sie sich bitte vor, Sie wären Chirurg und sollen eine komplizierte Operation ohne Röntgenbild oder MRT durchführen. Das ist schwer vorstellbar, oder? Selbst der Zahnarzt macht erst eine Röntgenaufnahme, bevor er einen Zahn zieht. Damit soll Verborgenes sichtbar werden.

Aus der Medizin wissen wir, dass die Diagnose entscheidend ist für die Wahl der richtigen Therapie und der damit verbundenen höchsten Heilungswahrscheinlichkeit für den Patienten.

 

Seit 2006 beginne ich kein größeres Beratungsprojekt ohne eine effiziente und umfassende Situationsanalyse.

 

Damals studierte ich den Markt und bekannte Methoden. Nichts war dabei, was ein Unternehmen sowohl ganzheitlich auf dessen materieller als auch immaterieller Ebene analysierte und meinem Anspruch an Aussagekraft, Klarheit und einfacher Handhabung genügte.

Also entwickelte ich mein eigenes Werkzeug. Entstanden ist die 26P Erfolgs- und Renditetreiber-Analyse. Sie ist für mich das Röntgenbild oder MRT in der Beratung und leistet viel mehr als es eine Bilanz-, GuV- oder SWOT-Analyse zusammen vermögen.

Themenfelder der Mitarbeiterbefragung

Der ausgeklügelte und zigfach eingesetzte Fragebogen führt zu einer präzisen Analyse der Ausgangssituation, der Ausprägung der harten und weichen Erfolgsfaktoren sowie der Schwächen, Fähigkeiten und Kapazitäten eines Unternehmens.

Er umfasst in 26 Themenfeldern 246 Aspekte. Alle Themenfelder beginnen „zufällig“ mit dem Buchstaben P und sind den Bereichen Mensch, Prozesse und Leistung zugeordnet. 
Die 246 Aspekte sind als Hypothesen formuliert, zu denen die Teilnehmer auf der Skala von 1-6 den Grad ihrer Zustimmung angeben. 
Jeder Aspekt ist einer der vier Ebenen und als materieller oder immaterieller und harter oder weicher Faktor zugeordnet.

Alle tieferliegenden Ursachen und Gründe von Schwierigkeiten werden so transparent. Auf dieser Basis lassen sich Unternehmensprobleme wirksam lösen. 

Der Fragebogen zur 26P Erfolgs- und Renditetreiber-Analyse

Der Fragebogen hat den Vorteil, dass sich der Teilnehmer zu Hause in Ruhe mit seiner Aufgabe, seinem Arbeitsplatz und Arbeitgeber sowie dem Geschäft auseinandersetzen kann. Natürlich sollen die Teilnehmer auch Kommentare abgeben und Verbesserungen vorschlagen.

Dieses Vorgehen sorgt aus drei Gründen für eine bessere Datenqualität als bei online-Befragungen:

  1. Der Fragebogen kann überallhin mitgenommen werden und erfordert keinerlei technische Infrastruktur.
  2. Ein handschriftlich ausgefüllter Fragebogen ist auch mit den Kommentaren und Verbesserungsvorschlägen verbindlicher. Selbstverständlich wird der Fragebogen anonym ausgewertet. Rückschlüsse auf einzelne Teilnehmer sind nicht möglich.
    Es ist daher
  3. kein erhöhter technischer Aufwand bezüglich des Datenschutzes nötig.

 

Die Auswertung liefert den Ansatzpunkt für Unternehmensprobleme wirksam lösen.

 

Die Auswertung ergibt ein detailliertes Bild über die Leistungs-, Wettbewerbs- sowie Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Sie zeigt präzise die Ansatzpunkte für Verbesserungen.

Mit minimalem Zeitaufwand werden die wahren Ursachen und tieferliegenden Gründe von Schwierigkeiten ebenso sichtbar, wie die Stärken und vorhandenen Potenziale zur Erfolgssteigerung. Bilanz- sowie GuV-Analyse sind dafür nicht erforderlich.

In allen bisherigen Anwendungsfällen ergab sich ein viel größerer Handlungsbedarf als vorher vom Auftraggeber angenommen.

Die 26P Erfolgs- und Renditetreiberanalyse ist für den Berater und Klienten so sinnvoll wie das Röntgenbild oder MRT für den Mediziner und den Patienten. Sie schlagen damit mühelos den richtigen Erfolgsweg ein und arbeiten mit der Kraft der Mitarbeiteraussagen. So fällt Unternehmensprobleme wirksam lösen leicht.

Die 26P Analyse liefert fundierte Auswertungen

  • zur Unternehmensvitalität,
  • zum Leistungs- und Stärkenprofil,
  • zu Führung und Mitarbeiter sowie
  • in Anlehnung an das EFQM-Modell der European Foundation for Quality Management.

Interessanterweise werden der menschliche Faktor des Unternehmens und die von den Menschen entwickelten und gelebten Prozesse stets besser bewertet als die Leistung!

Meistens mangelt es auch an Innovationskraft und Vertriebsstärke. Und nebenbei wird die psychosoziale Lage und Tatkraft des Unternehmens transparent.

 

Seien Sie neugierig darauf, was Ihre Mitarbeiter zum Geschäft als Ganzes sagen.

 

Ich freue mich über Kommentare und einen regen Erfahrungsaustausch.

Natürlich können Sie mich auch direkt kontaktieren, wenn Sie mehr über meine Vorgehensweise oder die 26P-Analyse als Produkt oder Dienstleistung wissen möchten.

Also dann, bis zum nächsten Mal.

    

PS Wenn Sie als Unternehmer, Führungskraft oder Berater meine regelmäßig erscheinenden, praxiserprobten, kostenlosen und garantiert werbefreien Erfolgsbriefe abonnieren möchten, klicken Sie bitte hier und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an. Ich freue mich, mit Ihnen verbunden zu sein.

 

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